81業務を「いつ発生するか」「誰がやるべきか」で整理しました。会議の進め方は「論点」タブにあります。
月207時間は所定160時間を47時間超えています。ただし本質は総量ではなく、負荷が月初5日に集中し、半分の業務が予定表に置けないという構造にあります。
ここを混ぜると対策が効きません。同じ「忙しい」でも、原因と処方箋が別物です。
毎日・週次・月初・月末と発生日が決まっている業務。カレンダーに置ける唯一の種類です。
出勤中ずっと発生する業務。時間を取られること以上に、締め作業を分断するのが問題です。
案件が来たときだけ発生。月により0時間にも60時間にもなり、上の全部に上乗せされます。
頑張りの問題ではなく、構造として終わらない設計になっています。毎月この流れが繰り返されています。
仮に全体を1割減らしても月初の山は60時間。やはり終わりません。この循環を止めるには、月初48時間の山そのものを崩す必要があります。
色が濃い日ほど重い日です。月曜はじまりの1ヶ月、休みは7日間で置いています。スポット案件37時間はこの上に乗ります。日付にカーソルを合わせると内訳が出ます。
下段の赤が毎日必ず乗る割り込み2.75時間。上段の青が日によって変わる固定業務です。点線は1日8時間の所定ライン。
あやさん自身が仕分けた「推奨区分」に、移管先の案を重ねています。行をクリックすると整理方法・判断理由・まずやることが開きます。会議中はここを絞り込みながら進めるのが早いです。
下の2本を見比べてください。現状はほぼ一色です。移管後は時間が6者に分散します。棚卸し64項目のうち、あやさんに残るのは22項目まで減ります。
件数は棚卸し64項目のうちの担当数、時間は月あたりの推計です。「事務・経理」は現時点で担当者がいません。ここを誰にするかが最大の論点です。
判断・最終責任・対外対応だけを残します。単純入力と転記はすべて手放します。
ラルムボードと既存スクリプト、Claudeの読み取り機能が担当します。人を増やさずに済む部分です。
その場にいる人が対応すれば終わる業務。当番表とチェックリストで回せます。
判断を伴わない入力・保存・追跡。現時点で担当者がいないため、この11項目は宙に浮いています。
制作系。テンプレートとNG例を用意すれば品質は保てます。すでに外注スタッフがいるので枠の拡張で済みます。
二重作業・過剰な頻度・都度対応。移すのではなく、やり方を変えて消す種類です。
推奨区分（自分でやる／確認のみ／委任候補／廃止）はあやさん自身の仕分けですが、移管先の割り当ては私の案です。特に「事務・経理」の11項目は、受け手が決まるまで動きません。棚卸し表タブで移管先を絞り込みながら、1件ずつ合意を取るのが確実です。
①はお金も開発もかかりません。すでに作ってあるものを使うだけです。③は今日この場で決められます。
ラルムボードには経費入力も売上照合もすでに実装済みです。それでもExcelへ手入力しており、二重作業になっています。
目で全部見ている作業を「おかしい所だけ出す」に変えます。読み取りと下書きはAI、判断はあやさんが残します。
AIは関係ありません。「誰がやるか」を決めるだけで減ります。ただしこの40時間は消えるのではなく、誰かに移ります。
同じカレンダーで比べています。総量が減ること以上に、月初の壁がなくなることが本質です。
棚卸しは作って終わりでは意味がありません。合計80分で、この5つを順に潰すのが最短です。各論点に「どのタブを見るか」を書いてあります。
最初にやるべきは合意形成ではなく事実確認です。時間はすべて私の推計であり、実測ではありません。ここがずれていると、以降の議論が全部ずれます。
棚卸し表で推奨区分＝自分でやるに絞ると22項目出ます。これが削減後に残る71時間の中身です。1件ずつ「なぜあやさんでなければならないか」を言語化すると、数件は落ちます。
最大のボトルネックです。やり方を変えて減る40時間は、消えるのではなく誰かに移ります。特に「事務・経理」の11項目は現在担当者がいません。受け皿が決まらなければ、あやさんの手元から動きません。
ラルムボードの経費機能は2026年6月に完成済みですが使われておらず、Excelへの手入力と二重になっています。ボードへ一本化すれば、税理士への提出形式は今とまったく同じまま、入力の手間だけが消えます。
2026年5月17日の会議で「業務範囲を定めないまま進むと数ヶ月以内に疲弊する」と記録され、契約書への明記が決まりましたが未完了です。予測どおりの状態になっています。
削減して空いた時間にまた新しい仕事が流れ込めば、3ヶ月で元に戻ります。今回の棚卸し表をそのまま別紙として契約に添付するのが、再発を止める確実な方法です。
決まったこと・持ち帰り・次回までの宿題（担当と期限つき）の3つだけ記録してください。論点3（受け皿）が決まらなかった場合は、次回までに決める日付だけでも押さえておくと前に進みます。
議事録の整形と案件台帳への登録は、こちらで対応します。
元になった棚卸し表（あやさん作成・業務一覧81件／整理表64件）には所要時間の記載がないため、時間はすべて推計です。2店舗・月400〜500予約・正社員1名という条件で、81業務を41グループに束ねて積み上げました。
推奨区分（自分でやる21／確認のみ16／委任候補23／廃止4）はあやさん自身の仕分けです。移管先の割り当てと時間の配分は私の案なので、論点2と3で合意を取ってください。